تدبير المخزون على Excel: جدول الدخول والخروج

كيفية استعمال الجدول

الملف بالفرنسية، وكذلك أسماء أوراقه وأعمدته. ابدأ بورقة Produits (المنتجات): سطر لكل سلعة، بمرجع فريد (سطران بالمرجع نفسه يحتسبان الحركات نفسها مرتين). والمخزون الأولي هو الكمية المعدودة يوم البدء.

إدخال الدخول والخروج

تصبح كل حركة للسلع سطراً في ورقة Mouvements (الحركات). الكمية موجبة دائماً: النوع هو الذي يحدد الاتجاه.

• Entrée (دخول): استلام من مورد، أو إرجاع من زبون.
• Sortie (خروج): بيع، أو كسر، أو منتج منتهي الصلاحية، أو استهلاك داخلي.
• دوّن رقم الوثيقة (وصل الاستلام، الفاتورة) في عمود Motif (السبب): فهذا ما يسمح بالعثور على الخطأ لاحقاً.

ضبط عتبة التنبيه

العتبة هي الكمية التي يجب إعادة الطلب عند النزول تحتها. عندما يكون المخزون الحالي أقل من العتبة أو مساوياً لها، يصبح السطر أحمر ويُظهر «À commander» (يجب الطلب). نقطة انطلاق جيدة: ما تبيعه خلال مدة تسليم مورّدك، مع هامش صغير. يشرح دليل تفادي نفاد المخزون طريقة الحساب.

إجراء الجرد

عُدّ بانتظام ما يوجد فعلاً في الرفوف وفي المستودع، وقارنه بعمود Stock actuel (المخزون الحالي). إذا كان هناك فرق، أضف حركة Entrée أو Sortie بقيمة الفرق، مع السبب «Écart d'inventaire» (فرق الجرد). يبقى الفرق ظاهراً في السجل بدل أن يختفي في تصحيح صامت.

حدود جدول Excel

بالنسبة لمتجر صغير في بدايته، يكفي هذا الجدول. لكن يجب معرفة حدوده قبل أن تعهد إليه بكل المخزون:

• مستعمل واحد في كل مرة. لا يستطيع البائع في المحل والشخص الذي يستلم السلع في المستودع الإدخال في الملف نفسه في الوقت نفسه.
• لا ارتباط بالمبيعات. البيع أو الفاتورة أو الكريدي لا ينقص شيئاً من المخزون ما لم ينسخ أحدٌ الخروج يدوياً.
• أخطاء الإدخال لا تظهر. كمية مكتوبة خطأً أو خروج منسي يُفسد المخزون دون إنذار، إلى غاية الجرد التالي.
• وحدة واحدة لكل منتج. إذا كنت تبيع بالحبة وبالكرتونة، فعليك التحويل بنفسك في كل سطر.

اقرأ أيضاً

• تدبير مخزون البقالة
• تفادي نفاد المخزون
• جميع النماذج المجانية