Gestion de stock sur Excel : le tableau des entrées et sorties

Comment utiliser le tableau

Commencez par l'onglet Produits : une ligne par article, avec une référence unique (deux lignes avec la même référence compteraient deux fois les mêmes mouvements). Le stock initial est la quantité comptée le jour où vous démarrez.

Saisir les entrées et les sorties

Chaque mouvement de marchandise devient une ligne de l'onglet Mouvements. La quantité est toujours positive : c'est le type qui donne le sens.

• Entrée : réception d'un fournisseur, retour d'un client.
• Sortie : vente, casse, produit périmé, consommation interne.
• Notez le numéro du document (bon de réception, facture) dans la colonne Motif : c'est ce qui permet de retrouver une erreur plus tard.

Régler le seuil d'alerte

Le seuil est la quantité en dessous de laquelle il faut recommander. Quand le stock actuel est inférieur ou égal au seuil, la ligne passe en rouge et affiche « À commander ». Un bon point de départ : ce que vous vendez pendant le délai de livraison de votre fournisseur, plus une petite marge. Le guide éviter les ruptures de stock détaille le calcul.

Faire l'inventaire

Comptez régulièrement ce qu'il y a vraiment en rayon et au dépôt, et comparez avec la colonne Stock actuel. S'il y a une différence, ajoutez un mouvement Entrée ou Sortie de la différence, avec le motif « Écart d'inventaire ». L'écart reste visible dans l'historique au lieu de disparaître dans une correction silencieuse.

Les limites d'un tableau Excel

Pour un petit commerce qui démarre, ce tableau suffit. Mais il faut connaître ses limites avant de lui confier tout le stock :

• Un seul utilisateur à la fois. Le vendeur au comptoir et la personne qui réceptionne au dépôt ne peuvent pas saisir en même temps dans le même fichier.
• Aucun lien avec les ventes. Une vente, une facture ou un crédit client n'enlève rien du stock tant que quelqu'un ne recopie pas la sortie à la main.
• Les erreurs de saisie ne se voient pas. Une quantité mal tapée ou une sortie oubliée fausse le stock sans prévenir, jusqu'au prochain inventaire.
• Une seule unité par produit. Si vous vendez à la pièce et au carton, il faut convertir vous-même à chaque ligne.

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