Tout le monde sait qu'une rupture fait perdre une vente. Ce qu'on voit moins, c'est qu'elle en fait perdre plusieurs : le client qui ne trouve pas son huile ne repart pas sans huile, il repart avec l'huile et le reste de ses courses d'ailleurs.
C'est ce qui rend la rupture plus chère que le surstock. Un carton de trop dort quelques jours ; un client parti chez le voisin peut ne pas revenir avant plusieurs semaines.
La bonne question n'est pas « combien il me reste »
Le réflexe est de commander quand le rayon a l'air vide. Le problème est que « vide » arrive au moment où il est déjà trop tard : entre votre commande et la livraison, il s'écoule des jours pendant lesquels vous continuez à vendre.
La question utile est donc : à quel niveau dois-je commander pour ne pas tomber à zéro avant que le fournisseur passe ? Ce niveau porte un nom : le seuil d'alerte.
Deux chiffres suffisent
Le calcul tient en une ligne, et les deux chiffres dont il a besoin sont des chiffres que vous connaissez déjà, ou que deux semaines de relevés du soir vous donneront.
- Ce que vous vendez par jour — la moyenne, pas le meilleur jour.
- Le délai du fournisseur — le temps réel entre votre appel et la marchandise sur le rayon, pas le délai promis.
Le seuil, c'est le produit des deux, plus une marge de sécurité. Un exemple pour fixer les idées : si vous vendez six unités par jour et que le fournisseur met quatre jours, vous consommez vingt-quatre unités pendant l'attente. Commander à vingt-quatre, c'est arriver à zéro pile le jour de la livraison — donc commander à trente-cinq environ, pour absorber un jour de retard et un pic de week-end.
Le délai fournisseur est la moitié du calcul
C'est la partie que tout le monde sous-estime. Le délai qui compte n'est pas celui qu'on vous annonce, c'est celui que vous constatez : notez la date de commande et la date de réception sur trois ou quatre commandes, et prenez la plus longue plutôt que la moyenne.
Un fournisseur régulier à trois jours et un fournisseur irrégulier entre deux et huit jours ne demandent pas le même seuil, même pour le même produit et le même volume de ventes.
Un seuil se règle sur le fournisseur le plus lent, pas sur le plus rapide.
Les trois erreurs habituelles
- Régler le seuil sur le meilleur mois. Le ramadan ou la rentrée ne doivent pas fixer le seuil du reste de l'année, sinon vous portez du stock inutile onze mois sur douze.
- Un seul seuil pour tout le magasin. Un produit qui part six fois par jour et un produit qui part une fois par semaine n'ont rien à faire au même niveau.
- Ne jamais le revoir. Un seuil posé une fois et jamais retouché devient faux dès que les ventes bougent. Deux fois par an suffit.
Ce que l'automatisation change
Poser des seuils à la main marche très bien pour vingt ou trente références — c'est d'ailleurs par là qu'il faut commencer par vingt références. Ce qui ne tient pas à la main, c'est de les surveiller : il faudrait relire toute la liste chaque soir pour repérer les trois lignes passées sous le seuil.
Un logiciel permet d'automatiser les mouvements de stock : il connaît la quantité restante après chaque vente, la compare au seuil que vous avez fixé, et vous montre la liste à commander. Gestio le fait sur le téléphone au comptoir comme sur l'ordinateur au bureau — voir les fonctionnalités.