Chez beaucoup de grossistes, un seul papier sert à tout : le bon remis au chauffeur. Il fait office de prix, de commande, de preuve de livraison et de facture. Le jour où le client conteste un prix, ou où la livraison se fait en deux fois, ce papier unique ne répond plus à rien.
Pourquoi quatre documents et pas un
Une vente en gros passe par quatre moments : on propose un prix, le client s'engage, la marchandise sort, l'argent est dû. Entre chacun, des écarts apparaissent — le client commande moins que le devis, le dépôt livre moins que la commande. Un document par moment, c'est savoir à tout instant où en est chaque vente, et surtout quel document fait bouger le stock : un seul.
L'exemple qui suit est une illustration. Un épicier vous demande 40 cartons d'huile à 150 DH le carton, soit 6 000 DH.
Le devis : un prix, rien ne bouge
Le devis dit : « si vous commandez, voici le prix ». C'est une proposition, pas un engagement de livrer. Il ne touche ni au stock, ni au compte du client ; dix devis dans la journée ne changent rien au dépôt.
Son utilité, c'est que le prix est écrit. Quand l'épicier revient en disant « vous m'aviez dit 140 », le devis tranche. Dans Gestio, un devis reste modifiable tant qu'il n'a pas été transformé en commande.
Le bon de commande : préparer ligne par ligne
L'épicier confirme : le devis devient un bon de commande, sans rien ressaisir — lignes et prix sont repris. Le bon de commande dit ce que le client attend, pas encore ce qui est parti.
C'est le document du magasinier. Il prépare ligne par ligne, et c'est là qu'il découvre qu'il ne reste que 25 cartons sur 40. Mieux vaut le découvrir au dépôt que devant le client, camion ouvert.
Le stock ne bouge toujours pas : une commande n'est pas une sortie. Dans Gestio, chaque société choisit d'accepter ou de refuser une commande sur un produit en rupture totale.
Le bon de livraison : le stock baisse ici
Le bon de livraison est le seul document de la vente qui fait sortir la marchandise. C'est donc le seul qui fait baisser le stock, et il le fait une fois : à la livraison réelle.
Le magasinier établit un BL de 25 cartons : le stock perd 25 cartons, pas 40. Si vous comptez à l'unité, ce sont les unités de ces 25 cartons qui sortent — la logique du carton et de l'unité.
Le client signe le BL à la réception. S'il dit plus tard n'avoir reçu que 20 cartons, c'est sa signature sur 25 qui répond.
La facture : ce qui est dû
La facture dit combien le client vous doit. Elle se fait à partir du bon de livraison, pas de la commande : on facture ce qui est parti, pas ce qui était prévu. Ici, 25 × 150 = 3 750 DH, et non 6 000.
La facture ne refait pas bouger le stock : le BL l'a déjà fait. Un outil où la facture retire aussi la marchandise compte chaque carton deux fois. Dans Gestio, la facture d'un BL ne touche pas au stock, et c'est elle qui alimente le compte du client. Pour les mentions obligatoires sur vos factures, voyez avec votre comptable.
Livraisons partielles, annulations et retours
Restent les 15 cartons manquants. Le bon de commande n'est pas soldé : il reste ouvert pour le reste. Au réassort, un second BL de 15 cartons est fait sur la même commande, puis sa facture de 2 250 DH. Total : 6 000 DH, exactement le devis, en deux livraisons.
- Jamais plus que le reste. Gestio refuse un BL qui dépasse ce qui reste à livrer : impossible d'envoyer 20 cartons quand il en restait 15.
- Annuler un BL remet la marchandise. Livraison pas faite ? On annule le BL : les cartons reviennent en stock et la commande se rouvre. Un BL déjà facturé, lui, ne s'annule pas tant que la facture existe.
- Corriger, c'est annuler puis refaire. Plutôt que réécrire un BL qui a déjà fait bouger le stock, on l'annule et on en établit un nouveau. La trace reste lisible.
- Un retour passe par un avoir. L'épicier rend 2 cartons abîmés : avoir de 300 DH sur sa facture. Gestio envoie la marchandise abîmée ou périmée dans un dépôt à part, pour qu'elle ne soit pas revendue par erreur.
Le même circuit côté achats
Chez le fournisseur, la chaîne est la même dans l'autre sens : bon de commande fournisseur, bon de réception, facture fournisseur. Et la même règle vaut : seul le bon de réception fait bouger le stock, cette fois vers le haut, quand la marchandise entre réellement au dépôt.
Des cartons commandés ne sont pas des cartons disponibles : les vendre avant réception, c'est promettre ce que vous n'avez pas. Et une fois reçus, encore faut-il savoir où ils sont rangés.
Ce que change un outil
Sur papier, le circuit tient tant que chaque document est recopié sans erreur dans le suivant. Une ligne oubliée, un prix mal recopié, et il casse. Dans Gestio pour les grossistes, chaque document reprend le précédent sans ressaisie, les quantités restent modifiables pour une livraison partielle, et le stock ne bouge qu'une fois, à la livraison.
Pas encore d'outil ? Nos modèles gratuits se remplissent en ligne et s'impriment en PDF : bon de commande, bon de livraison et facture.