Une épicerie vend ce qu'elle achète : un paquet acheté est un paquet vendu. Une quincaillerie, non. Elle achète une boîte de cent vis et elle en vend six. Elle achète un rouleau de câble et elle en vend trois mètres.
C'est cette différence-là qui fait que les méthodes de gestion de stock ordinaires ne tiennent pas dans ce métier. Le stock n'est pas une quantité, c'est une quantité et une unité — et l'oubli de la seconde est l'erreur qui fausse tout le reste.
Choisir l'unité de référence, et ne plus en changer
La règle est simple et elle ne souffre aucune exception : on compte dans l'unité la plus petite qu'on vend. Si vous vendez des vis à l'unité, votre stock est en vis, jamais en boîtes.
Une boîte de cent devient alors une entrée de cent unités, pas une entrée de un. C'est contre-intuitif au moment de la réception — vous avez posé une boîte sur l'étagère, pas cent vis — et c'est pourtant la seule façon d'avoir un chiffre qui reste juste après la première vente au détail.
Le facteur de conversion, écrit une fois
Pour chaque référence achetée en gros et vendue au détail, il n'y a qu'un chiffre à noter : combien d'unités dans un conditionnement. Une boîte = 100 vis. Un carton = 12 boîtes = 1200 vis. Un rouleau = 50 mètres.
Écrivez-le sur l'étagère, au marqueur, à côté de l'article. Ça a l'air rudimentaire et c'est exactement ce qui manque dans la plupart des boutiques : le facteur existe dans la tête du patron, donc il disparaît le jour où c'est le neveu qui tient le comptoir.
Ne jamais compter la même chose deux fois
L'erreur la plus fréquente n'est pas de mal convertir, c'est de compter en double : les vis en vrac dans le bac plus les boîtes scellées en réserve, comptées comme des boîtes.
Le remède tient en une phrase : une boîte non ouverte compte pour son contenu en unités, pas pour un. Deux boîtes scellées et 43 vis dans le bac, ce n'est pas « 2 boîtes + 43 », c'est 243 vis.
Un stock qui mélange les unités ne se corrige pas, il se recompte.
Le prix à l'unité n'est pas le prix du carton divisé
Si la boîte de cent vous coûte 80 dirhams, la vis vous revient à 0,80. La vendre à 0,80 serait vendre à prix coûtant ; et la vendre au prix du gros divisé par cent, c'est offrir gratuitement le service que le client vient précisément chercher.
Le détail se paie plus cher que le gros, et c'est légitime : c'est vous qui portez la boîte entière, l'espace de la réserve, et le risque des quarante dernières vis que personne ne viendra chercher. Une vis à 1,50 sur un coût de 0,80 laisse 0,70 par unité, soit 70 dirhams sur la boîte — contre les 20 que vous auriez faits en la revendant scellée.
Ce qu'un logiciel fait ici et qu'un carnet ne fait pas
Tenir un facteur de conversion à la main est possible. Ce qui ne l'est pas, c'est de l'appliquer à chaque vente : chaque fois que vous sortez six vis, quelqu'un doit décrémenter six unités et savoir que la boîte scellée en réserve en vaut cent.
Cette gestion du stock à l’unité et au carton est exactement le calcul que Gestio fait au moment de la vente : le stock est tenu à l'unité, l'achat se saisit au conditionnement, et la conversion se fait toute seule. C'est aussi ce qui permet de connaître la marge réelle sur un article vendu des deux façons. Voir les fonctionnalités.