Un détaillant vend ce qu'il voit. Un grossiste vend ce qu'il faut d'abord aller chercher — et c'est toute la différence. Dans un dépôt, la question n'est jamais seulement « en ai-je encore ? », elle est « en ai-je encore, et où ».
C'est pour cette raison qu'un dépôt bien approvisionné peut donner l'impression d'être en rupture. La marchandise est là ; personne ne sait dans quelle allée.
Un emplacement par référence, écrit quelque part
La première chose à poser n'est pas un logiciel, c'est une adresse. Chaque référence a un emplacement, et cet emplacement s'écrit : allée B, travée 3, niveau bas. Trois informations, toujours dans le même ordre.
Le test qui dit si votre dépôt est tenu est simple : quelqu'un qui n'y travaille pas peut-il trouver un article avec la seule fiche ? Si la réponse est « il faut demander à Rachid », le dépôt n'est pas tenu — il est mémorisé, ce qui est autre chose et bien plus fragile.
La palette entamée est le vrai problème
Tant que les palettes sont pleines, tout va bien : on compte des palettes. L'écart naît le jour où l'on vend douze cartons sur une palette qui en portait quarante-huit.
Il n'y a que deux façons honnêtes de gérer ça, et la pire est de mélanger les deux. Soit tout le dépôt se compte au carton, palettes pleines comprises ; soit une palette entamée est immédiatement sortie de son emplacement palette et rangée en zone de détail. Un dépôt qui compte parfois en palettes et parfois en cartons ne se corrige pas, il se recompte — c'est le même principe que le carton et l'unité en quincaillerie.
Le prix dépend du client, et c'est normal
La deuxième particularité du gros est qu'il n'y a pas un prix, il y en a plusieurs : le petit détaillant qui prend deux cartons et celui qui en prend quarante ne paient pas la même chose, et c'est le métier qui veut ça.
Le danger n'est pas d'avoir plusieurs prix, c'est de les avoir uniquement dans la tête. Un prix accordé un mardi et oublié le jeudi crée deux problèmes en même temps : une marge qu'on ne peut plus calculer, et un client qui a raison de se plaindre.
- Écrivez le prix par client, pas par tête. Une fiche client qui porte son tarif est ce qui permet à quelqu'un d'autre que vous de servir ce client correctement.
- Fixez les paliers à l'avance. « À partir de dix cartons » est une règle ; « pour lui, c'est moins cher » est une négociation qui recommence à chaque commande.
- Vérifiez la marge palier par palier. Un tarif de gros consenti sans recalculer la marge est le moyen le plus courant de travailler beaucoup pour rien.
Dans un dépôt, une information qui n'existe que dans une tête est une information qui n'existe pas.
Le crédit, en gros, se joue plus gros
Un détaillant qui laisse une ardoise de 300 dirhams a un problème d'organisation. Un grossiste qui laisse passer trois livraisons impayées à 8 000 dirhams a un problème de trésorerie qui peut arrêter le dépôt.
Les mêmes règles s'appliquent, mais le plafond par client cesse d'être une précaution pour devenir la condition d'exercice. Le sujet est traité en détail dans l'article sur les créances clients.
Ce qui change avec un outil
Un dépôt tenu au carnet peut très bien fonctionner tant que le patron est là. Ce qu'un logiciel apporte n'est pas la précision — c'est le fait que l'information cesse d'être portée par une personne : l'emplacement, le tarif du client et le solde sont lisibles par qui sert la commande.
Une solution de stock pour les grossistes marocains comme Gestio gère le stock, les tarifs clients et les créances dans le même compte, sur mobile dans le dépôt comme sur ordinateur au bureau. Voir les fonctionnalités.