La journée d'un distributeur a deux moments qui comptent : le matin, quand le camion sort du dépôt, et le soir, quand l'argent revient. Presque tous les problèmes naissent entre les deux — le carton qui manque chez le client, la commande livrée deux fois, la caisse qui ne tombe pas juste. Et la plupart viennent de l'organisation, pas des hommes.
Prévente ou vente directe : deux façons de tourner
En vente directe, le vendeur charge le matin une quantité estimée, vend ce que chaque client prend et rentre avec le reste. C'est simple, mais le chargement est un pari : trop, et vous promenez du stock toute la journée ; pas assez, et vous perdez des ventes au quinzième client.
En prévente, le vendeur passe d'abord, prend la commande, et la livraison suit — le lendemain, souvent par quelqu'un d'autre. Le camion part avec exactement ce qui a été commandé. Le prix à payer, c'est deux passages et un délai que le client doit accepter.
Beaucoup font les deux : prévente pour les épiceries régulières, vente directe pour les petits points de vente. L'important est que chaque client sache dans quel mode il est servi.
Prendre la commande avant la marchandise
En prévente, une commande est une promesse, pas une vente. La compter comme une vente, c'est faire baisser le stock alors que les cartons sont encore au dépôt, et débiter le client avant qu'il ait rien reçu. Au premier changement, il faut corriger à deux endroits — et l'un des deux est toujours oublié.
La règle tient en une phrase : une commande ne touche ni le stock ni le solde du client tant qu'elle n'est pas livrée. C'est ainsi que fonctionnent les commandes dans Gestio : le vendeur la saisit sur son téléphone avec le client, les lignes, la date prévue et, si le client verse une avance, son montant. Le stock ne sort qu'à la livraison.
- Des quantités dans l'unité qu'on charge. « Dix cartons », pas « comme d'habitude ».
- L'avance, écrite tout de suite. Les 500 DH donnés au vendeur doivent exister ailleurs que dans sa poche.
Du lot de commandes au bon de charge
Prenons un soir ordinaire : quarante commandes, quatre vendeurs. Les préparer une par une, c'est traverser le dépôt quarante fois. Le bon de charge additionne les commandes par produit : au lieu de douze lignes d'huile 5 L éparpillées, un seul total.
Dans Gestio, le magasinier coche les commandes à charger ensemble — celles d'un vendeur, ou toutes celles du jour. Le bon de charge affiche pour chaque produit la quantité à charger, ce qui est en stock et ce qui manque, puis s'imprime pour le chargeur. Une fois la marchandise sortie, la conversion crée un bon de livraison par commande, d'un seul coup, et c'est à ce moment que le stock baisse.
Ça va d'autant plus vite que chaque référence a une place fixe au dépôt.
Un manque découvert au dépôt coûte un coup de téléphone. Découvert chez le client, il coûte le client.
Livraison partielle et reliquats
Le client a commandé dix cartons, il en reste six. Livrer six et clore la commande, c'est oublier les quatre autres ; attendre d'en avoir dix, c'est envoyer le client ailleurs.
La bonne pratique est de livrer ce qu'on a et de laisser le reste ouvert. Dans Gestio, une livraison partielle garde la commande ouverte pour le reliquat ; à la préparation suivante, elle porte la mention « Partielle » et ne compte que ce qui reste à charger.
Relisez les reliquats chaque matin, avant les nouvelles commandes. Un reliquat qui traîne mérite un appel au client, pas un silence.
Encaisser en tournée et verser le soir
Le vendeur qui encaisse rentre avec de l'argent, et cet argent doit correspondre à des livraisons précises. Dans Gestio, il déclare son versement en cochant les encaissements en espèces qu'il remet ; le gérant compte, saisit le montant réel, et un montant différent est marqué « Écart ». Le soir, on sait qui a encore de l'argent en main.
Les indicateurs d'une tournée qui marche
Aucun n'a de bonne valeur universelle ; regardez leur évolution d'une semaine à l'autre, vendeur par vendeur.
- Le livré face au commandé, et l'âge des reliquats. Deux jours de retard, c'est de la logistique ; deux semaines, c'est un client qu'on perd.
- Les manques au bon de charge. S'ils reviennent sur les mêmes produits, le problème est en amont : c'est un seuil de réapprovisionnement mal réglé.
- L'argent encore en main le soir. Il doit revenir à zéro chaque jour, pas chaque semaine.
- Les clients visités sans commande. Vingt-cinq visites pour dix commandes, ce n'est pas le même travail que vingt-cinq pour vingt.
Ce sont ces fonctions — commandes, bon de charge, livraison partielle, versements par vendeur — qui composent Gestio pour les distributeurs, sur le téléphone du vendeur comme sur l'ordinateur du dépôt.