نموذج فاتورة أولية (proforma)

الفاتورة الأولية: تعريف

الفاتورة الأولية (proforma) فاتورة « من أجل الشكل ». لها مظهر الفاتورة — نفس السطور، ونفس الأثمنة، ونفس الضريبة — لكنها تصف بيعا لم يقع بعد. إنها تقول للزبون: « إن أكّدت، فهذا بالضبط ما ستؤدّيه ».

يستعملها الزبون لتحضير أدائه، أو للحصول على الموافقة الداخلية على الشراء، أو لتكوين ملف. وأنت تستعملها لتثبيت الثمن كتابة قبل التسليم.

ما ليست عليه الفاتورة الأولية

هذه هي النقطة التي تُحدث أكبر قدر من الالتباس. في الممارسة، الفاتورة الأولية بلا قيمة محاسبية: لا تُسجّل في مبيعاتك، ولا تُحتسب في رقم معاملاتك، ولا تُعدّ طلبا للأداء. الزبون لا يدين لك بشيء على أساس فاتورة أولية.

الضريبة التي تظهر فيها إرشادية: الفاتورة النهائية هي التي تُعتمد. اكتب بوضوح « فاتورة أولية » في العنوان حتى لا يرتّبها أحد مع الفواتير الحقيقية. إن شككت في حالة خاصة، فمحاسبك هو من يحسم.

نتيجة أخرى: الفاتورة الأولية لا تُخرج بضاعة. ما دام لم يُسلَّم شيء، فمخزونك لا يتحرّك، وإن لم يتابع الزبون، فلا شيء يُلغى في المحاسبة.

متى تُطلب منك

تُستعمل الفاتورة الأولية خاصة حين يجب أن يتحرّك المال قبل البضاعة، أو حين يجب على شخص آخر غير المشتري أن يوافق على النفقة.

• تسبيق أو أداء مسبق: يؤدّي الزبون جزءا قبل التسليم، على أساس الفاتورة الأولية.
• مصلحة المشتريات في شركة: يحتاج المشتري وثيقة مرقّمة الأثمنة للحصول على توقيع الشراء.
• الاستيراد: يذكر مكتب الصرف الفاتورة الأولية ضمن وثائق ملف الاستيراد الذي يمسكه البنك، وكأساس لأداء مسبق. لذلك كثيرا ما يطلبها بنك المستورد.

ما يجب أن تتضمّنه

ضع نفس معلومات الفاتورة التي ستليها، حتى لا يفاجأ الزبون بشيء. في المغرب، تحدّد المادة 145 من المدونة العامة للضرائب بيانات الفاتورة: أدرجها منذ الفاتورة الأولية.

مثال للتوضيح: 20 كرطونة بـ250 درهما دون رسوم، أي 5 000 درهم دون رسوم، زائد 1 000 درهم من الضريبة بسعر 20%، المجموع 6 000 درهم مع الرسوم. مع تسبيق 30%، يدفع الزبون 1 800 درهم قبل التسليم.

• معرّفاتك: IF وTP وRC وICE، مع الاسم والعنوان.
• الزبون، مع ICE الخاص به إن كان مهنيا.
• رقم وتاريخ وتاريخ صلاحية.
• السطور: البيان، والكمية، والثمن الفردي دون رسوم.
• المجموع دون رسوم، والضريبة حسب السعر (20% أو 10% منذ فاتح يناير 2026، أو إعفاء) والمجموع مع الرسوم.
• الشروط: التسبيق، وأجل التسليم، وطريقة الأداء.

الفاتورة الأولية، عرض الثمن، الفاتورة: الفرق

عرض الثمن يقترح ثمنا ويُتفاوض عليه. الفاتورة الأولية تأتي غالبا بعد قبول الثمن: لها مسبقا شكل الفاتورة، حتى يؤدّي الزبون أو يحصل على الموافقة. أما الفاتورة، فتُثبت بيعا تم، وتُسجّل في المحاسبة وتجعل المبلغ مستحقا.

أعط الفاتورة الأولية مدة صلاحية (15 أو 30 يوما مثلا): أثمنة شرائك تتغيّر، وفاتورة أولية دون تاريخ تُلزمك لمدة طويلة جدا.

رقّم فواتيرك الأولية في سلسلة منفصلة (PF-001، PF-002…): هكذا تحتفظ فواتيرك بترقيم متصل دون انقطاع.

بعد التسليم: الفاتورة الحقيقية

الفاتورة الأولية لا تعوّض الفاتورة أبدا. بمجرد تسليم البضاعة، أصدر فاتورة نهائية برقمها الخاص، مع خصم التسبيق الذي توصّلت به. إن اختلف التسليم عن الفاتورة الأولية، فالفاتورة تتبع ما خرج فعلا.

في Gestio، عرض الثمن هو الذي يلعب دور الفاتورة الأولية: يصبح سند طلب، ثم سند تسليم، ثم فاتورة، دون إعادة كتابة سطر، والمخزون لا يتحرّك إلا عند التسليم. يمكنك تجربته مجانا لمدة 7 أيام، بالفرنسية أو بالعربية.