عند بزاف ديال تجار الجملة، كاينة غير ورقة وحدة: البون اللي كايتعطى للشيفور. هي الثمن، وهي الطلبية، وهي الدليل على التسليم، وهي الفاتورة. النهار اللي الزبون كايناقش فالثمن، ولا التسليم كايتدار على جوج مرات، هاديك الورقة الوحيدة ما بقات كاتجاوب على والو.
علاش أربع وثائق ماشي وحدة
البيعة بالجملة كاتدوز من أربع لحظات: كاتقترح ثمن، الزبون كايلتزم، السلعة كاتخرج، والفلوس كاتولي مستحقة. بيناتهم كايبانو فروق — الزبون كايطلب أقل من عرض الثمن، والمستودع كايسلّم أقل من الطلبية. وثيقة لكل لحظة معناها تعرف ديما فين وصلات كل بيعة، وخصوصا أشمن وثيقة كاتحرك المخزون: وحدة بوحدها.
المثال اللي جاي غير توضيح. مول حانوت طلب منك 40 كرطونة ديال الزيت ب 150 درهم للكرطونة، يعني 6000 درهم.
عرض الثمن: ثمن، وحتى حاجة ما كاتتحرك
عرض الثمن كايقول: «إلا طلبتي، هادا هو الثمن». هو اقتراح، ماشي التزام بالتسليم. ما كايقيسش لا المخزون لا حساب الزبون؛ عشرة ديال عروض الثمن فالنهار ما كايبدلو والو فالمستودع.
الفايدة ديالو هي أن الثمن مكتوب. ملي كايرجع مول الحانوت وكايقول «كنتي قلتي ليا 140»، عرض الثمن هو اللي كايحسم. فGestio، عرض الثمن كايبقى قابل للتعديل حتى يتحول لسند طلب.
سند الطلب: التحضير سطر بسطر
مول الحانوت أكّد: عرض الثمن كايولي سند طلب، بلا ما تعاود تكتب والو — السطور والأثمنة كايتنقلو. سند الطلب كايقول شنو كايتسنى الزبون، باقي ماشي شنو خرج.
هادي هي الوثيقة ديال المخزنجي. كايحضّر سطر بسطر، وتما كايكتاشف أنه بقاو غير 25 كرطونة من 40. حسن تعرفها فالمستودع من أنك تعرفها قدام الزبون والكاميو محلول.
المخزون باقي ما تحركش: الطلبية ماشي خروج. فGestio، كل شركة كاتختار واش تقبل ولا ترفض طلبية على منتوج ما بقا منو والو.
سند التسليم: هنا كاينقص المخزون
سند التسليم هو الوثيقة الوحيدة فالبيع اللي كاتخرّج السلعة. إذن هو الوحيد اللي كاينقّص المخزون، وكاينقصو مرة وحدة: فالتسليم الحقيقي.
المخزنجي كايدير سند تسليم ديال 25 كرطونة: المخزون كاينقص ب 25 كرطونة، ماشي 40. إلا كنتي كاتحسب بالوحدة، راه الوحدات ديال هاد 25 كرطونة هوما اللي كايخرجو — المنطق ديال الكرطونة والوحدة.
الزبون كايسني سند التسليم ملي كايستلم. إلا قال من بعد أنه وصلوه غير 20 كرطونة، الإمضاء ديالو على 25 هو اللي كايجاوب.
الفاتورة: شنو مستحق
الفاتورة كاتقول شحال كايتسالك الزبون. كاتتدار من سند التسليم، ماشي من الطلبية: كاتفوتر اللي خرج، ماشي اللي كان متوقع. هنا، 25 × 150 = 3750 درهم، ماشي 6000.
الفاتورة ما كاتعاودش تحرك المخزون: سند التسليم دارها من قبل. أداة فين الفاتورة تاهي كاتنقص السلعة كاتحسب كل كرطونة جوج مرات. فGestio، الفاتورة ديال سند التسليم ما كاتقيسش المخزون، وهي اللي كاتدخل فحساب الزبون. أما البيانات الإجبارية فالفاتورة، شوفها مع المحاسب ديالك.
التسليم الجزئي، الإلغاء والمرتجعات
بقاو 15 كرطونة ناقصين. سند الطلب ما تسدّش: كايبقى مفتوح على الباقي. ملي كاتوصل السلعة، كايتدار سند تسليم ثاني ديال 15 كرطونة على نفس الطلبية، ومن بعد الفاتورة ديالو ب 2250 درهم. المجموع 6000 درهم، نفس عرض الثمن بالضبط، على جوج تسليمات.
- عمرك ما كاتسلّم أكثر من الباقي. Gestio كايرفض سند تسليم كايفوت داكشي اللي باقي خاصو يتسلّم: ما يمكنش تصيفط 20 كرطونة ملي باقيين غير 15.
- إلغاء سند التسليم كايرجّع السلعة. التسليم ما تمّش؟ كاتلغي السند: الكراطن كايرجعو للمخزون والطلبية كاتعاود تتحل. ولكن سند تسليم تفوتر ما كايتلغاش ما دامت الفاتورة كاينة.
- التصحيح هو الإلغاء وإعادة الإصدار. عوض ما تعاود تكتب سند تسليم حرّك المخزون من قبل، كاتلغيه وكاتدير واحد جديد. والأثر كايبقى واضح.
- المرتجع كايدوز من ورقة دائن. مول الحانوت رجّع جوج كراطن مخسرين: ورقة دائن ب 300 درهم على الفاتورة ديالو. Gestio كايصيفط السلعة المخسرة ولا اللي فاتت الصلاحية ديالها لمستودع بوحدو، باش ما تتباعش مرة أخرى بالغلط.
نفس السلسلة فجهة المشتريات
مع المورّد، هي نفس السلسلة بالمقلوب: سند طلب للمورّد، سند التوصل، فاتورة المورّد. ونفس القاعدة كاتطبق: غير سند التوصل هو اللي كايحرك المخزون، هاد المرة للفوق، ملي كاتدخل السلعة بصح للمستودع.
كراطن مطلوبين ماشي كراطن موجودين: تبيعهم قبل ما يوصلو معناه تواعد بحاجة ما عندكش. وملي كايوصلو، خاصك تاهو تعرف فين تحطو.
شنو كاتبدل الأداة
فالورق، السلسلة كاتصبر ما دام كل وثيقة كاتنقل للي من بعدها بلا غلط. سطر تنسى، ثمن تنقل غالط، وكاتهرس. فGestio لتجار الجملة، كل وثيقة كاتاخد من اللي قبلها بلا إعادة كتابة، الكميات كاتبقى قابلة للتعديل فالتسليم الجزئي، والمخزون ما كايتحركش غير مرة وحدة، فالتسليم.